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关于印发《镇江市机关文书档案数字化规程》的通知
发布时间:2013-08-09 稿件来源: 字体调整:  浏览次数:

市各部委办局、各人民团体、各直属单位:

为进一步规范机关文书档案数字化工作,提高我市机关档案信息化管理水平,根据国家档案局《纸质档案数字化技术规范》(档案行业标准DA/T31-2005)和《数字档案馆建设指南》要求,对原《镇江市机关档案数字化规程》(镇档〔20059号)进行修改,现将新的《规程》发给你们,希望各机关认真贯彻执行。

附:《镇江市机关文书档案数字化规程》

镇 江 市 档 案 局

0一一年二月二十日

抄送:各辖市、区档案局(馆)

附:

镇江市机关文书档案数字化规程

 

1.数字化范围

文书档案数字化范围包括永久、长期(30年)保存的重要的非密级文件正本。

1.1 数字化内容选择应考虑以下因素:

1.1.1价值性:优先选择价值较高的、珍贵的档案进行数字化;

1.1.2实用性:优先选择社会需求面广、利用率高的档案进行数字化;

1.1.3开放性:优先选择开放度较大的档案进行数字化;

1.1.4特色性:优先选择有特色的档案资源进行数字化。

1.2 数字化时需要注意以下问题:

1.2.1有领导重要批示或办理结果的文件处理单应数字化;

   1.2.2来文应与复文一并数字化;

1.2.3归档文件如无印本,则需要数字化归档的稿本;

1.2.4领导批示件应与办理情况一并数字化;

1.2.5人大代表建议与政协委员提案应与办理情况一并数字化;

1.2.6出国手续办理材料只数字化出国任务与政审的请示与批复;

 1.2.7 归入文书档案的有关审批文件材料只数字化批件与请示;

1.2.8归入文书档案的有关行政执法、案件的文件材料只数字化处理结果;

1.2.9对领导干部和单位的审计材料只数字化审计报告。

1.3 已有的电子文件,需要重新进行数字化的情况:

1.3.1正文与附件分别为两个文档的;

1.3.2格式为Excel的电子文件。

2.不数字化范围

2.1 密级文件,包括绝密、机密、秘密的文件材料;

2.2 上级机关颁发的不易公开的文件材料;

2.3 本机关党组(或实行党委制的党委)会议和行政办公会的纪要、会议记录;

2.4 本机关或本机关汇总的统计报表;

2.5 本机关形成的财务预、决算报表;

2.6 人民来信、来访材料及本单位处理人民来信、来访形成的记录;

2.7 本机关党员、干部、职工名册;

2.8 涉及司法、监察、纪检及组织人事工作中对有关人员违纪违法的调查与具体审理处理情况形成的文件材料;

2.9 本机关及本机关办理的干部、工人的转移工资、行政、党、团、工会组织介绍信及存根;

2.10 本机关财产、物资、档案等的交接凭证、清册;

2.11 下级机关报送的不易公开的文件材料;

2.12 归档文件用纸大于A4(不包括A4)的文件材料;

2.13 归档的书籍。

3.目录准备

3.1 按照《档案著录规则》(DA/T18)的要求,利用“永乐方正档案综合管理系统”录入应数字化档案的文件级目录。

3.2 数字化前应严格检查目录录入质量,错误率不高于2‰。

3.3 规范档案目录内容,目录录入质量符合以下要求:

3.3.1以“卷”为单位的档案,全宗号、归档年度、目录号、案卷号、页号应录入齐全;

3.3.2以“件”为单位的档案,全宗号、年度、保管期限、机构或问题、件号应录入齐全;

3.3.3题名录入应注意以下问题:

3.3.3.1 题名应照原文录入,不能有错别字;

3.3.3.2 题名中的“本市”、“本委”、“本局”、“你局”等字样,根据文头或印章或文件内容等查明确切名称后录入;

3.3.3.3 当正题名不能正确揭示档案内容时,需要把能够反映档案主题内容的副题名作为题名的一个部分录入正题名之后,副题名前加“:”。如:国家机关公文格式:中华人民共和国国家标准;

3.3.3.4 文件题名含义不清,不能揭示或全面揭示文件内容时,应根据其内容另拟题名,加“[]”号。如:原题名为“关于进一步贯彻执行镇江市委[***]**号文件的通知”,从题名上看不出档案的具体内容,应根据其内容,再另外拟写题名,即:[《关于进一步贯彻执行中共中央[****]**号文件“关于*******的通知”的通知》]

3.3.3.5 文件的附件独立性强,正文标题不能反映附件内容时附件标题可一并录入,外加“()”标注;

3.3.3.6 来文与复文作为一件,只录入复文的题名,题名后加“(附请示)”标注;市委、市政府以办文单作为批复,应根据内容另外拟写题名,如:《关于****的请示》前面附市政府办文单为批复,应另外拟写题名,即:[《关于****的办文单》](附请示);

3.3.3.7 任免文件和表彰文件中本单位人员未列在题名中的,录入时在题名后将本单位人员列出,加“()”标注。如:原题名为《关于****等人的表彰决定》,未列出本单位受表彰人员,应录入为:《关于***等人的表彰决定(***)》;

3.3.3.8 以文件责任者和文种为题名的文件以及只有文种的文件,要根据内容,拟写一个简明确切的题名,外加“[]”。如《镇江市人民政府第10号令》,应自拟题名 [《镇江市人民政府关于发布******的令》]

3.3.3.9 没有题名的文件,要根据其内容拟写题名,并加“[]”。

3.3.4责任者录入应注意以下问题:

3.3.4.1 责任者应依照文件的文头、或印章、或文尾的落款录入齐全,联合发文的各责任者之间用“;”隔开,责任者不能有错字和空格;

3.3.4.2 责任者须录入全称或不发生误解的通用简称,同一时期同一责任者的名称应该前后统一;

3.3.4.3 联合发文时,一般录入二至三个责任者,如果立档单位本身是责任者的必须录入,文号对应的责任者必须录入,被省略的责任者用“[]”表示;

3.3.4.4 联合发文时,必需录入与各责任者分别对应的全称或通用规范简称,不能省略。如“镇江市工商局;镇江市物价局”不能录入为“镇江市工商局;物价局”;

3.3.4.5 责任者中不能出现“本委”、“本局”、“本办”、“本公司”等字样,应根据文件录入其相应的全称或通用简称;

3.3.4.6 个人责任者一般只录入姓名,必要时在姓名后录入对档案负有责任的职务、职称或其他身份,并用“()”表示;

3.3.4.7 未署责任者的文件,应根据文件内容、特征等考证出责任者。

3.3.5成文时间录入应注意以下问题:

3.3.5.1 成文时间应录入齐全;

3.3.5.2 成文时间共有8个阿拉伯数字,分为年代、月份、日期三部分,月份、日期均为2位阿拉伯数字表示,月份和日期不够2位时,分别在前面填“0”补齐,年代、月份、日期三部分之间不能有任何分隔符;

3.3.5.3 当没有文件年代时,应根据文件内容和特征考证出文件年代,如果没有文件月份和日期,需补齐8位。

3.3.6文号录入应注意以下问题:

3.3.6.1文号应照原文字号录入,不能缺字漏字。如苏政〔20068号;

3.3.6.2 联合发文或档案上有多个文件编号时,一般只录入一个文件编号,但立档单位的文件编号必须录入。若录入多个文件编号,中间用“;”隔开。

3.3.7涉密文件应准确录入密级。

4.档案数字化

4.1 文书档案一般采用扫描方式数字化。

 4.2 在不去除装订物情况下,影响扫描工作进行的档案,应拆除装订物。拆除装订物时应注意保护档案不受损害。

4.3 破损严重、无法直接进行扫描的档案,应先进行技术修复,折皱不平影响扫描质量的原件应先进行相应处理(压平或熨平等)后再进行扫描。

4.4 扫描工作完成后,拆除过装订物的档案应按档案保管的要求重新装订。恢复装订时,应注意保持档案的排列顺序不变,做到安全、准确、无遗漏。

4.5 档案扫描时,扫描图像缩放比应为100%

4.6.档案应数字化为图片格式,无须进行OCR识别转换。

4.7 档案扫描色彩模式

4.7.1扫描色彩模式一般有黑白二值、灰度、彩色等。

4.7.2页面字迹清晰、不带插图的档案,可采用黑白二值模式进行扫描。

4.7.3页面字迹清晰度差或带有插图的档案,可采用灰度模式扫描。

4.7.4页面中有彩色照片、彩色插图的档案,可视需要采用彩色模式进行扫描。

4.8 扫描分辨率

4.8.1扫描分辨率参数大小的选择,原则上以扫描后的图像清晰、完整、不影响图像的利用效果为准。

   4.8.2 文书档案扫描分辨率一般设定在200dpi

   4.8.3 特殊情况下,如文字偏小、密集、清晰度较差等,可适当提高分辨率。

4.9 数字化文件格式

4.9.1扫描的图像文件,一般采用TIFF格式存储,一般采用G4压缩。

4.9.2提供网络查询的扫描图像,也可存储为PDFCEB格式。

5.图像处理

5.1 图像数据质量检查

5.1.1对图像偏斜度、清晰度、失真度等进行检查。发现不符合图像质量要求时,应重新进行图像的处理。

5.1.2由于操作不当,造成扫描的图像文件不完整或无法清晰识别时,应重新扫描。

5.1.3发现文件漏扫时,应及时补扫并正确插入图像。

5.1.4发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时,应及时进行调整。

5.2 纠偏

对出现偏斜的图像应进行纠偏处理,以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。对方向不正确的图像应进行旋转还原,以符合阅读习惯。

5.3 去污

对图像页面中出现的影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理。处理过程中应遵循在不影响可懂度的前提下展现档案原貌的原则。

5.4 裁边

采用彩色模式扫描的图像应进行裁边处理,去除多余的白边,以有效缩小图像文件的容量,节省存储空间。

6.图像存储

   6.1 TIFFG4)格式存储的扫描文件,将多页存放到一个文件中。

   6.2 扫描文件统一以档号命名,以“卷”为单位的扫描文件的命名为:全宗号-归档年度-目录号-案卷号-页号,如D200-1998-001-0120-0125;以“件”为单位的扫描文件的命名为:全宗号-归档年度-保管期限-机构或问题-件号,如D200-2007-001-0000-0002

7.数据挂接

使用“永乐方正档案综合管理系统”的“批量挂接”功能,建立每个扫描文件与档案目录数据库中该份文件的档号的一一对应关系。

8.数据验收

8.1 数据验收应由机关档案人员会同档案行政管理部门业务指导人员进行。

8.2 以抽检的方式检查已完成数字化转换的所有数据,包括目录数据库、图像文件及数据挂接的总体质量。

8.3 数据验收时抽检的比率不得低于5%

8.4 目录数据库与图像文件挂接错误,或目录数据库、图像文件之一出现不完整、不清晰、有错误等质量问题时,抽检标记为“不合格”。

8.5 数字化转换质量抽检的合格率达到95%以上(含95%)时,予以验收“通过”。市档案局信息技术处对通过验收单位适时抽查。

合格率=抽检合格的文件数/抽检文件总数×100%

8.6 数据验收通过以后才能进行扫描数据光盘刻录。

9.数据保存

9.1 档案扫描完成“数据挂接”后,应及时将扫描的图像文件刻录到CD-ROM光盘中保存。刻制光盘时应选择“一次性写入”方式。

9.2 刻录光盘应一式两份,光盘套别分别注为“AB”,一套(A套)提供利用,一套(B套)备份。

9.3 刻录光盘时,应将扫描的档案图像与已有的电子文件一并记录光盘。

9.4 每张光盘的根目录下应有说明文件、著录文件、图像文件夹。

10.保管

10.1 光盘做防写处理。避免擦、划、触摸记录涂层。

10.2 光盘只有在使用时才能将其从包装物中取出,使用后及时放回包装物中。如果光盘有污渍,可用水或中性清洁剂清洁,如用酒精清洗。不要使用玻璃清洁剂或溶剂。用擦拭照相机镜头的棉纸从中心向边缘轻轻擦拭,不能沿圆形轨边擦拭。

10.3 光盘应放在坚硬的塑料包装盒内竖立存放,避免挤压。不得弯折,不得堆叠存放。

10.4 光盘的标签应粘贴在光盘的包装物上,不得直接在光盘上粘贴标记。

10.5 光盘的存放环境要远离强磁场并与有害气体、强紫外线隔离,环境温度控制在17℃—20℃,相对湿度应控制在35%45%

10.6 光盘一般每满4年转存一次,原盘同时保留时间不少于4年。
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