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关于做好2017年档案年检工作的预备通知
发布时间:2017-09-21 稿件来源: 字体调整:  浏览次数:

市各部委办局,各直属单位,驻镇单位:

  提升我市档案工作整体水平,认真贯彻落实省委办公厅、省政府办公厅《关于加强和改进新形势下全省档案工作的意见》(苏办发〔2014〕35号)和《关于学习贯彻全国档案安全工作会议精神的通知》(苏档发〔2017〕24号),加强档案安全管理和档案工作规范化建设,推动档案工作健康发展。依照《中华人民共和国档案法》、《江苏省档案管理条例》等有关规定,结合今年档案工作重点和档案执法检查的有关要求,创新工作思路,将执法融入年检工作。经研究,我局拟于10月下旬开展2017年档案年检工作,现将有关事项通知如下:

  一、年检对象

  以镇办发〔2015〕55号文件《镇江市档案馆收集档案范围实施细则》中确定的《镇江市档案馆接收档案单位基本名录》为主。近两年被列入档案工作等级复查和测评的单位,不再进行年检。

  二、年检内容

  1、档案安全工作情况,包括各单位在法律政策执行风险、制度安全风险、资源安全风险、档案实体管理风险、档案信息管理风险、档案保密开放与利用风险等6个方面的隐患排查情况及相应的管控措施;是否存在违反档案法律、法规情况;

  2、根据国家档案局8号令编制的单位文件材料归档范围和档案保管期限表贯彻落实情况;各单位2016年度文件材料整理归档情况(文书、照片等档案整理归档的数量质量状况);

  3、电子文件管理、室藏档案数字化等档案信息化建设情况;

  4、到期档案移交进馆情况;主动向市档案馆提供政府公开信息情况;

  5、上年度年检工作中存在问题单位的整改情况等。

  三、年检认定

  年检结果设合格、不合格两个等次。凡年检所列内容检查情况基本符合要求均为合格单位;有下列情况之一的下达《整改通知书》限期整改,整改不到位的直接确定为年检不合格单位。年检结果以通报形式公布,对存在违法现象的给予行政处罚。

  1、档案安全工作存在重大缺失,发生档案损毁、丢失、泄密或其他违反档案法律、法规行为的,拒绝整改或整改不到位的;

  2、有积存文件没有整理归档或年度档案虽经整理,但归档不符合国家有关标准和整理规范,抽查不合格率在5%以上的;

  3、没有按规定配备档案管理人员,影响档案工作的;

  4、未按规定向市档案馆移交到期档案及政府公开信息的。

  四、形式及时间

年检采取实地年检和集中送检两种形式。实地年检由市档案局和机关协作组长单位组成,分别由市档案局领导带队,具体时间另行通知。集中送检由市档案局业务指导处组织实施,以机关档案协作组为单位集中进行;届时集中送检的各相关单位将本单位2016年度的文书、照片档案的纸质目录以及文书档案的永久、30年、10年各一盒和照片档案带到指定地点集中检查,年检具体单位名单和时间另行通知。各受检单位同时报送《镇江市档案工作年检登记表》。

希望各有关单位高度重视,认真做好年检的各项准备工作。未尽事项由年检小组联络员另行通知。

联系人:李云山、张小锋   联系电话:80820288

附件:镇江市档案工作年检登记表

 

2017年9月18日


附:

镇江市档案工作年检登记表

 

一、基本情况

单位分管领导姓名、职务

 

部门主管领导姓名、职务

 

档案科室负责人(或档案人员)姓名

 

档案管理软件使用情况

 

 

软件名称

 

扫描仪

 

 

计算机

    台

本年度归档工作完成时间

年    月

按照国家档案局8号令要求重新编制文件材料归档范围和档案保管期限表情况

已审批

 

在编制

 

未开展

 

各种门类、载体档案实现集中统一管理情况

 

建立室藏档案数据库情况

 

各种门类、载体档案实现集中统一管理情况

 

 

室藏档案数字化情况

纸质档案               G

照片档案          G

录音录像档案     盒(盘)     G

档案安全保管情况

档案库房管理八防措施:防潮 有(  ),无(  );防高温 有(  ),无(  );防火 有(  ),无(  );防盗 有(  ),无 (  );防霉 有(  ),无(  );防虫 有(  ),无(  );防尘 有(  ),无(  );防光 有(  ),无(  )

档案破损有(   ),无(   );霉变 有(   ),无(  )

字迹褪变 有(    ),无(   )

档案安全利用情况

档案信息利用失密泄密 有(    ),无(   )

 

二、文件材料归档数量统计

类别

保管期限

2016年度

档案数量(件)

归档文件目标输入数量(条)

归档文件全文

扫描情况(页)

永久

 

 

 

30年

 

 

 

10年

 

 

 

小计

 

 

 

基建档案

 

 

小计

 

设备档案

 

 

小计

 

光盘档案

    盒(盘)

     盒(盘)

小计

 

照片档案

  册    张

   册    张

小计

 

业务档案

      卷

        卷

小计

 

会计档案

          卷

小计

 

合计

 

是否按期向档案部门移交到期档案

已移交(   )  未移交(   )  已签订代保管协议(   )

年   检   意    见

 

 

                         镇江市档案局(盖章)

                            年     月    日

 

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